Dalších 40 skartovaných dokumentů. Kontrola na Hradě odhalila nedostatky ve vedení spisové služby
Kancelář prezidenta republiky vede archivní dokumenty podle vlastních pravidel, která se neshodují se zákonem. Tak se dá ve stručnosti shrnout závěr kontroly ministerstva vnitra. Podle kontrolorů kancelář nedodržovala skartační lhůty, dokumenty řádně neoznačovala a ty, které označila, byly většinou označeny špatně. Vyplývá to z protokolu, který mají server iROZHLAS.cz a Radiožurnál k dispozici. Hrad může proti zjištěním podat do čtvrtka námitky.
„Když to shrnu, zdá se mi, že kontrolní protokol vypovídá o atmosféře v Kanceláři prezidenta republiky. O určitém prostředí jakési bohorovnosti. Zdá se, že se tam ve velkém rozsahu nedodržovaly základní předpisy vztahující se k archivaci dokumentů. Zejména tedy zákona o archivnictví a spisové službě,“ komentuje závěry kontroly shrnuté v protokolu advokát Tomáš Němeček.
Skartaci tajných dokumentů na Hradě nařídil sám Mynář. Zahájena byla ještě ten den, kdy vydal pokyn
Číst článek
Ten je zároveň iniciátorem prováděné kontroly, protože k ní podal podnět k Národnímu archivu, když mu kancelář nechtěla vydat dokument k plánovanému vyznamenání Pavla Rychetského. Národní archiv kontrolu přidělil ministerstvu vnitra. „V kontrolním protokolu se uvádí, že nebyly dodržovány skartační lhůty, že dokumenty nebyly řádně označeny, tam, kde byly označeny, pak nebyly označeny správně a podobně,“ vyjmenovává Němeček.
Server iROZHLAS.cz požádal o vyjádření také Kancelář prezidenta republiky. Mluvčí Jiří Ovčáček se odmítl k upozorněním vyjádřit. „K vašim dotazům nemám žádné sdělení,“ odepsal pouze.
Kontrola ministerstva vnitra přitom nesouvisí s kontrolou Národního bezpečnostního úřadu. Ten se zajímá o nakládání s utajovanými informacemi v souvislosti se skartací tajné zprávy ke kauze Vrbětice. Informaci přinesly společně Radiožurnál a časopis Respekt. Policisté na informaci o skartaci narazili, když se začali zajímat, zda se s tajnou zprávou o Vrběticích náhodou neseznamovali lidé bez bezpečnostní prověrky, třeba kancléř Vratislav Mynář. Kancelář prezidenta republiky sice potvrdila, že dokument skartovala, odmítá ale, že by porušila předpisy.
Čtyřicet dokumentů
Pokud jde o kontrolu dodržování zákona o archivnictví a spisové službě, kterou provádělo ministerstvo vnitra, je podle Němečka patrné, že případ skartace kontrasignovaného dokumentu k vyznamenání Pavla Rychetského nebyl zdaleka jediným.
Skartace tajné zprávy k Vrběticím se bude řešit jako přestupek dvou zaměstnanců Hradu
Číst článek
„Ukazuje se, že to byla rozšířená praxe. Že tam došlo ke skartaci asi čtyřiceti dokumentů týkajících se vyznamenání, aniž by k tomu byl adekvátní důvod,“ popisuje Němeček.
V protokolu se konkrétně píše, že dokumenty nebyly kontrolorům vůbec předloženy, protože podle Kanceláře prezidenta republiky neexistují.
„Kontrolovaná osoba nepředložila kontrolní skupině 40 dokumentů – rozhodnutí o propůjčení, respektive udělení státních vyznamenání, která měla být udělena 40 osobám (mezi nimiž byl také JUDr. Pavel Rychetský, dr. h. c.) k řádovému dni 28. října 2020. Toto zjištění bude předáno Národnímu archivu k posouzení z hlediska archivního zákona,“ píše se v protokolu, který server iROZHLAS.cz získal na základě informačního zákona.
Podle ministerstva skartace dokumentů nevedla ke ztrátě informací, komu měla být původně jaká vyznamenání udělena.
Skartační lhůta
Zároveň kontroloři konstatovali, že ve spisovém skartačním plánu Kanceláře prezidenta republiky a skartačním řádu pro utajované dokumenty „není stanovena kratší skartační lhůta než jeden rok. Přičemž v obou vnitřních předpisech je stanoveno, že skartační řízení se provádí u dokumentů, jimž uplynuly skartační lhůty, a to v roce následujícím po uplynutí skartační lhůty“.
To ale dokumenty k vyznamenání v době vyžádání dokumentu nesplňovaly, skartovány proto být neměly. A podle Němečka už vůbec ne dokument, o který vedl řízení na základě zákona o svobodném přístupu k informacím.
„Ve chvíli, kdy se o nějakém dokumentu vede řízení právě podle zákona o svobodném přístupu k informacím, tak ho zkrátka zničit nesmíte, i kdybyste nakrásně měl tu skartační lhůtu už naplněnou. Protože jinak by neměl informační zákon žádný smysl. Úřady by mohly pokaždé prostě prohlásit, že dokument, o který žádáte, právě před chvílí zničily,“ vysvětluje advokát.
Interní předpisy?
Podle Němečka celá situace působí tak, že nikdo v Kanceláři prezidenta republiky nečekal, že by tam podobná kontrola mohla přijít. „Byli zvyklí to zřejmě dělat nějakým svým interním způsobem bez ohledu na obecně platné právní předpisy,“ míní.
Hrad ‚omylem‘ skartoval další vyžádaný dokument. Argument o náhodě je nevěrohodný, říká Němeček
Číst článek
To ostatně zmiňují i samotní kontroloři. „Výše uvedená zjištění ukazují, že v případě nakládání s neutajovanými dokumenty existuje i u kontrolované osoby mezi původci poměrně rozšířená praxe, kdy dlouhodobě užívané postupy vycházející z neaktualizovaných vnitřních předpisů mají přednost před důsledným naplňováním pravidel spisové služby, v kontrolovaném případě například pokud jde o označování dokumentů JID (jednoznačným identifikátorem – pozn. red.) nebo systematické evidování příloh k dokumentům,“ píše se v dokumentu.
Právě přidělování evidenčních čísel a evidence dokumentů v elektronickém systému spisové služby je dalším pochybením, které desetidenní kontrola odhalila. „Je to snaha zákonodárce, aby všechno bylo dohledatelné, proto mají ty dokumenty jedinečná identifikační čísla, abychom na ně mohli smysluplně odkazovat, aby nevznikaly nové verze stejných dokumentů. Čili jde o to, aby byl ve veřejné sféře elementární pořádek. A tím spíše by měl být v jednom z nejdůležitějších úřadů v zemi,“ komentuje závěry Němeček.
Hrad musí zjištěné nedostatky do září odstranit. „Kontrolovaná osoba je povinna nejpozději ke dni 1. září 2022 podat kontrolnímu orgánu písemnou zprávu o odstranění a prevenci nedostatků zjištěných kontrolou, zejména je nezbytné, aby aktualizovala svůj spisový řád podle platných právních předpisů z oblasti spisové služby,“ dodávají na závěr kontroloři s výčtem kroků, které je třeba napravit.
Anonymizovaný dokument
Advokát Němeček nakonec vyžádaný dokument k původně plánovanému – a poté, co Rychetský kritizoval prezidenta Miloše zemana, neudělenému – vyznamenání Rychetského, který kontrolu spustil, od Hradu po více než roce získal. Předcházelo tomu zrušení několika rozhodnutí Kanceláře prezidenta republiky, která dokument vydat nechtěla.
Dokument získal Němeček ale pouze anonymizovaný. I proto Úřad pro kontrolu osobních údajů opět vrátil celou věc Kanceláři prezidenta republiky. „Mimo jiné vytýká rozsah anonymizace v dokumentu, který je u tak známé osobnosti, jakou je Pavel Rychetský, absurdní. A další věc je, že vytýká prezidentské kanceláři objasnění postupu (při vydávání dokumentu – pozn. red.), kterým se řídil,“ vysvětluje Němeček.
Rozhodnutí kanceláře mělo padnout do patnácti dnů, lhůta vypršela v úterý. „Budu muset zase podávat stížnost, že má žádost nebyla vyřízena v zákonné lhůtě,“ dodává Němeček s tím, že ze strany Hradu jde o zbytečný boj, protože jde o „banální žádost“. Díky tomu ale podle advokáta snad i vyplulo na povrch něco varovného.
